Als leverancier van apps, software en andere ICT-oplossingen sluit u regelmatig contracten met klanten. Deal closed, aan het werk en …..contract in de la. Beter van niet. Gastblogger Karin van Erven van CM Partners geeft u 6 redenen waarom het blijvend managen van contracten essentieel is.

De vraag achter de vraag

Uiteraard begint het allemaal met een goed contract. Daarin legt u vast wat u levert, tegen welke prijs, de scope, levertijden etc. Dat is echter niet het belangrijkste.

De vraag achter de vraag is wat echt telt voor u als leverancier. Oftewel, wat wil de klant bereiken met deze overeenkomst? Leg dit vast in het contract en vooral: zorg dat u er naar volle tevredenheid aan kunt voldoen.

Dan begint het pas echt

Het contract is getekend. Gefeliciteerd. Dan begint het werk pas echt: het proactief managen van het contract.

Kies uw methode

Allereerst kiest u een methode om contracten te managen. Wij adviseren de meest gebruikte methode voor contractmanagement in Nederland, namelijk CATS CM. Veel opdrachtgevers hanteren deze.

De definitie

Volgens CATS CM is contractmanagement:

‘het managen van alle in het contract vastgelegde verantwoordelijkheden, verplichtingen, procedures, afspraken, voorwaarden en tarieven, plus het managen van alle onduidelijkheden, hiaten en gewenste wijzigingen in het contract met als doel de met het contract beoogde doelstellingen te realiseren’.

Wat levert contractmanagement u op?

Waarom zou u als leverancier tijd investeren in het managen van contracten?

Ik geef u 6 redenen:

1. Beheers uw risico’s

Een van de specifieke aandachtspunten van contractmanagement volgens CATS CM, is het managen van de risico’s in het contract.

Heeft u goed in kaart waar de risico’s in het contract zitten? Dan kunt u deze continu monitoren en de kans op het voordoen van het risico aanzienlijk verkleinen.

2. Verklein de kans op juridische geschillen

Bij het proactief managen van een contract hoort het regelmatig checken of de dienstverlening nog voldoet aan de wensen van de klant. Lopen de processen goed? Is de klant tevreden? Worden de deadlines gehaald? Zijn er issues? Etc. etc.

Zo ontdekt u vroegtijdig of er zaken zijn die eventueel kunnen leiden tot een juridisch geschil. Deze kunt u dan meestal oplossen, voordat ze tot een escalatie leiden.

3. Vermijd onnodige kosten

Alleen al het in de hand hebben van punt 1 en 2 hierboven kan u enorme kosten besparen!

4. Benut omzetkansen

Door bovenop het contract te zitten, weet u ook of de klant behoefte heeft aan extra dienstverlening. In CATS CM is het zogenaamde contract assessment opgenomen. Hierin matcht u regelmatig:

  • wat contractueel afgesproken is;

  • wat geleverd wordt; en

  • wat de klant nodig heeft.

Daarmee ontdekt u….

….of u nieuwe producten of diensten kunt leveren. U ontdekt ook of bepaalde producten of diensten overbodig zijn geworden.

Dit laatste levert natuurlijk niet direct omzet op. U investeert hierdoor wel in de relatie met uw klant, hetgeen op lange termijn omzet op kan leveren.

5. Verbeter uw service

Door goed te weten wat uw klant nodig heeft, kunt u hem of haar optimaal van dienst zijn en ‘net dat stapje meer’ doen.

In een goede samenwerking tussen klant en leverancier ontstaat ook een klimaat van wederzijds vertrouwen, waarin innovaties tot bloei kunnen komen.

6. Last but not least: zorg voor tevreden klanten

Met proactief contractmanagement laat u aan klanten zien dat u alles op alles zet om hen zo goed mogelijk van dienst te zijn. Uiteraard conform de afgesproken contractdoelstellingen.

Niet voor niets, is een tevreden klant is de belangrijkste ambassadeur van uw bedrijf!

Het gaat niet vanzelf…

Proactief contractmanagement kent dus vele voordelen. Het gaat alleen niet vanzelf. U moet erin investeren.

Allereerst is het van belang om het proces rond contractmanagement goed in te regelen. Daarbij moeten een aantal afspraken gemaakt worden, zoals:

  • Wat verstaan wij onder contractmanagement en welke activiteiten horen daarbij

  • Wie is verantwoordelijk voor welke taken/activiteiten?

  • Welke contracten moeten we veel aandacht geven en welke contracten minder (categoriseren)?

  • Hoe en waar leggen we informatie behorend bij een contract vast?

Maak het niet te groot

Ons advies: maak het niet te groot, want dan komt het niet van de grond. Pak enkele belangrijke contracten en begin daarmee.

CATS CM is daarbij een praktische leidraad, die handvatten geeft om het gestructureerd aan te pakken.

Denk goed na

Niet ieder contract heeft evenveel aandacht nodig. Sommige contracten vergen nu eenmaal meer aandacht om goed te verlopen dan andere.

Maak zorgvuldige keuzes, richt uw proces goed in en uw investering in contractmanagement zal zich zeker terugbetalen.

Ondersteuning nodig?

Wilt u aan de slag met contractmanagement en heeft u hier hulp bij nodig? Voor vragen rondom contractmanagement schakelt Legalz graag de hulp in van de specialisten van CM Partners. Wij helpen u samen graag verder.

Neem vandaag nog contact met ons op via 010 2290 646.

Over gastblogger CM Partners

CM Partners levert een volledig aanbod van diensten waarmee organisaties de inrichting, professionalisering en uitvoering van contractmanagement kunnen aanpakken. Een belangrijk uitgangspunt vormt daarbij de door CM Partners ontwikkelde methode voor contractmanagement: CATS CM.

Ontvang onze blogs in uw mailbox

Wilt u onze blogs gewoon in uw mailbox ontvangen? Meldt u zich dan aan voor onze maandelijkse nieuwsbrief.