In arbeidsconflicten wordt steeds vaker het inzagerecht uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) gebruikt om toegang te krijgen tot informatie van de werkgever. Regelmatig rijst daarbij de vraag: moet een werkgever ook correspondentie tussen de werkgever en diens advocaat verstrekken?
In deze blog gaan wij nader in op het inzagerecht onder de AVG en de reikwijdte hiervan.
AVG-inzageverzoeken in arbeidszaken
In ontslagzaken, disfunctioneringsdossiers en arbeidsconflicten zien werkgevers steeds vaker uitgebreide AVG-verzoeken van werknemers of diens advocaten. Daarbij wordt onder meer gevraagd om:
interne e-mails
HR-notities
gespreksverslagen
beoordelingsdocumenten
correspondentie over de werknemer
Soms strekt het verzoek zich ook expliciet uit tot communicatie tussen de werkgever en diens advocaat.
Dat leidt regelmatig tot spanning tussen het inzagerecht van de werknemer enerzijds en het recht van de werkgever op vertrouwelijke juridische advisering anderzijds.
Het inzagerecht onder artikel 15 AVG
Artikel 15 AVG geeft een betrokkene het recht om inzage te krijgen in zijn of haar persoonsgegevens die door een organisatie worden verwerkt.
Dat recht wordt ruim uitgelegd. Ook persoonsgegevens in e-mails, interne documenten, notities en correspondentie kunnen onder het inzagerecht vallen.
Belangrijk daarbij is dat een werknemer geen reden hoeft op te geven voor het verzoek. Ook wanneer een verzoek samenhangt met een lopend arbeidsconflict, blijft het inzagerecht in beginsel bestaan.
Tegelijkertijd is het inzagerecht niet bedoeld als onbeperkte “discovery”-procedure om volledige procesdossiers op te vragen.
Correspondentie met de advocaat: mag die worden geweigerd?
In de praktijk is dit vaak het belangrijkste discussiepunt. In de rechtspraak is echter een vrij duidelijke lijn te herkennen:
Vertrouwelijke communicatie tussen werkgever en diens advocaat hoeft in beginsel niet te worden verstrekt onder artikel 15 AVG.
Uit de rechtspraak blijkt dat dit voortvloeit uit het recht op vertrouwelijke rechtsbijstand, het fundamentele belang van effectieve procesvoering en artikel 15 lid 4 AVG. Dit artikel bepaalt namelijk dat het recht op inzage geen afbreuk mag doen aan de rechten en vrijheden van anderen.
Daaronder valt ook:
het beroepsgeheim van de advocaat
vertrouwelijke juridische advisering
interne processtrategie
Rechtspraak: bescherming van advocaat-cliëntcommunicatie
In recente rechtspraak is bevestigd dat correspondentie tussen werkgever en advocaat mag worden afgeschermd wanneer deze verband houdt met juridische advisering of procesvoorbereiding.
Rechters lijken daarbij te erkennen dat partijen zich vrijelijk juridisch moeten kunnen laten adviseren zonder het risico dat deze communicatie later verplicht aan de wederpartij moet worden verstrekt.
Dat geldt met name voor:
juridisch advies
risicoanalyses
processtrategieën
interne beoordeling van de ontslagpositie
conceptprocesstukken
gerechtelijke correspondentie
Niet alles met een advocaat is automatisch beschermd
Werkgevers moeten wel oppassen om niet te snel alles als “vertrouwelijk” aan te merken.
Het enkele feit dat een advocaat in de cc staat of een document naar een advocaat is doorgestuurd, maakt een document niet automatisch uitgezonderd van inzage.
Rechters kijken naar de inhoud, het doel van het document en de context waarin het document is opgesteld.
Feitelijke HR-documenten of reguliere communicatie kunnen dus nog steeds onder het inzagerecht vallen, ook wanneer deze later met een advocaat zijn gedeeld.
Wat mogen werkgevers doorgaans wel weigeren?
Werkgevers kunnen doorgaans met succes weigeren:
interne juridische analyses
correspondentie met advocaten
processtrategie
conceptverweren
interne juridische notities.
Wat moet vaak wel worden verstrekt?
Daartegenover staat dat werknemers meestal wel recht hebben op inzage in:
personeelsdossiers
beoordelingsdocumenten
feitelijke communicatie over functioneren
gespreksverslagen
disciplinaire stukken
en andere persoonsgegevens die inhoudelijk betrekking hebben op de werknemer
Praktische aandachtspunten voor werkgevers
Bij een AVG-verzoek in een arbeidsconflict is zorgvuldigheid essentieel. Werkgevers doen er verstandig aan een duidelijke documentreview uit te voeren, juridische correspondentie apart te identificeren en feitelijke documenten te scheiden van processtukken. Daarnaast is het van belang een weigering van inzage tot de stukken goed te motiveren. Een generieke weigering is meestal onvoldoende.
Daarnaast is het verstandig om:
juridische advisering zoveel mogelijk gescheiden te houden van reguliere HR-communicatie;
en processtrategische communicatie duidelijk als juridisch vertrouwelijk te markeren.
Conclusie
Het inzagerecht uit de AVG geeft werknemers vergaande rechten, ook tijdens een arbeidsconflict. Dat recht kent echter grenzen.
Correspondentie tussen werkgever en advocaat hoeft in beginsel niet te worden verstrekt wanneer er sprake is van vertrouwelijke juridische advisering of procesvoorbereiding. Rechters beschermen het belang van effectieve rechtsbijstand daarbij nadrukkelijk.
Tegelijkertijd geldt dat niet ieder document automatisch buiten het inzagerecht valt enkel omdat een advocaat betrokken is. De inhoud en context van het document blijven doorslaggevend.
Vragen op privacy en AVG-gebied?
Legalz helpt organisaties bij privacyvraagstukken en AVG-compliance.
Neem via onderstaande button contact op of bel 010-2290646 en spreek meteen een van onze specialisten ICT-recht.