Met een Non Disclosure Agreement (NDA) spreek je af om vertrouwelijke informatie die wordt uitgewisseld met een (potentiële) partner, leverancier of klant geheim te houden. Dit gebeurt vaak in de fase voordat een contract getekend is. Bijvoorbeeld bij een bedrijfsovername, samenwerkingsverband of de selectie van een softwarepakket. Een NDA is een handig middel, maar waar moet je op letten bij het opstellen of beoordelen ervan?
Wanneer sluit je een NDA?
Een NDA - ook wel geheimhoudingsovereenkomst genoemd – sluit je in de fase voor het sluiten van een contract. In deze fase zijn de partijen elkaar aan het aftasten en willen zij wel vertrouwelijke informatie delen, maar alleen onder voorbehoud dat deze informatie geheim blijft.
Situaties waarin dit kan voorkomen zijn bijvoorbeeld:
de aankoop of verkoop van een bedrijf(sonderdeel);
het aangaan van een samenwerkingsverband (bijvoorbeeld voor de bouw van een app of platform);
de aanvraag van financiering en de presentatie van het businessmodel; en
de aanschaf van een nieuw softwarepakket, dat eerst uitgeprobeerd moet worden.
Met behulp van een NDA maakt u afspraken over de vertrouwelijkheid en de geheimhouding van de uit te wisselen informatie, zodat deze beschermd is tegen verspreiding of openbaarmaking door de andere partij.
Let op!
Zorg dat een NDA niet zodanig wordt opgesteld dat het een verplichting behelst tot het daadwerkelijk sluiten van een contract. Een geheimhoudingsovereenkomst is een document dat enkel en alleen de vertrouwelijkheid moet waarborgen in de precontractuele fase.
Wat staat er in een NDA?
In een NDA neemt u in ieder geval de volgende zaken op:
welke partijen betrokken zijn bij de geheimhoudingsovereenkomst;
het doel van de NDA, zo specifiek mogelijk beschreven om duidelijkheid te creëren;
een beschrijving van welke informatie onder de geheimhouding valt en welke niet;
wat de partijen met de verkregen, vertrouwelijke informatie mogen doen;
de duur van de NDA;
consequenties van het schenden van de afspraken, bijvoorbeeld een boete (neem ook op hoe hoog die boete is).
Wat zijn de aandachtspunten bij het opstellen van een NDA?
Op internet zijn legio modellen te vinden voor het opstellen van een NDA. Daarbij moet u wel rekening houden met een aantal belangrijke aandachtspunten.
Kijk uit met Engelstalige NDA-modellen
De Engelstalige NDA-modellen op internet zijn vaak van Anglo-Amerikaanse oorsprong en dus niet toegespitst op het Nederlands recht. Daarin kunnen zich bepalingen bevinden die zich moeizaam verhouden tot ons recht of hiermee zelfs in strijd kunnen zijn. Dit laatste geldt zeker voor boetebedingen.
Reciprociteit
Soms is een NDA eenzijdig opgesteld en dient slechts 1 partij zich aan de geheimhoudingsplicht te houden. Dat is vaak geen redelijke eis. Zorg daarom dat een NDA tweezijdig is opgesteld, zodat beide partijen vertrouwelijke informatie met elkaar kunnen uitwisselen.
Schriftelijke en/of mondelinge informatie
Maak expliciet welke informatie onder de vertrouwelijkheid of geheimhouding valt. Gaat het enkel om bepaalde documenten of geldt het evenzeer voor mondelinge informatie?
In dat laatste geval is het verstandig om op te nemen dat mondelinge informatie binnen een bepaalde termijn schriftelijk moet worden vastgelegd om als vertrouwelijk beschouwd te worden.
Vertrouwelijkheid benadrukken
Het is verstandig om vast te leggen dat vertrouwelijke informatie uitgewisseld wordt met de tekst ‘vertrouwelijk’ erop. Zo houd je het overzicht en is het voor iedereen duidelijk welke informatie onder de NDA uitgewisseld wordt.
Aparte clausules
Bij het uitwisselen van software of het delen van een octrooi, is het verstandig hiervoor aparte clausules op te stellen. Dit is noodzakelijk om de uitgewisselde software of het octrooi beter te beschermen.
Uitzonderingen
Neem in een NDA ook op welke uitzonderingen er zijn op de verplichting tot geheimhouding. De meeste NDA’s sommen een aantal gevallen op waarin geheimhouding niet geldt. Bijvoorbeeld als de informatie ook openbaar beschikbaar blijkt te zijn of rechtmatig van een andere partij wordt verkregen.
In andere gevallen kan geheimhouding niet gevraagd worden. Bijvoorbeeld wanneer als gevolg van een rechterlijke uitspraak informatie verstrekt dient te worden.
Zeker weten dat u niks mist?
Abonneert u zich dan op onze maandelijkse nieuwsbrief en ontvang onze blogs automatisch in uw mailbox.