Onlangs stonden een IT-leverancier en een zonweringspecialist voor de rechter. Reden? De IT-leverancier werd verweten de zorgplicht te hebben geschonden tijdens een langlopende, budget overschrijdende ERP-implementatie. De rechter gaat hier niet in mee en oordeelt dat er geen sprake is van schending van de zorgplicht. Hoe zit dat?

Allereerst: wat houdt de zorgplicht van een IT-leverancier in?

Een IT contract is in veel gevallen een overeenkomst van opdracht. De IT-leverancier is de opdrachtnemer die werkzaamheden verricht in opdracht van de afnemer (de opdrachtgever).

In het Burgerlijk Wetboek staat de wettelijke zorgplicht voor opdrachtnemers (BW 7:401):

“De opdrachtnemer moet bij zijn werkzaamheden de zorg van een goed opdrachtnemer in acht nemen.”

Hierbij rijst de vraag: wat is goed opdrachtnemerschap?

Ten eerste is het goed om te weten dat een beroep op de zorgplicht vaak aan de orde komt als er in het contract sprake is van een inspanningsverplichting van de leverancier. Als de beoogde resultaten dan niet worden behaald, is het lastig om te spreken van een tekortkoming. Overeengekomen is in zo’n geval namelijk dat de IT-leverancier zich zou inspannen, en niet dat er een bepaald resultaat wordt gegarandeerd. In die gevallen wordt door opdrachtgevers vaak gewezen naar de zorgplicht.

Om te bepalen of een opdrachtnemer aan de zorgplicht heeft voldaan, moet worden gekeken naar de mate van expertise en nauwkeurigheid die verwacht mag worden van een redelijk bekwame en redelijk handelende IT-leverancier in die betreffende situatie. De afspraken in het contract worden uiteraard als basis genomen om na te gaan hoe ver de zorgplicht strekt, maar veel is ook afhankelijk van de omstandigheden van het geval.

Zo geldt er voor IT-leveranciers vaak ook een bijzondere zorgplicht. Dit is een verzwaarde zorgplicht die op een partij komt te rusten, omdat die partij door een bepaalde hoedanigheid een aanmerkelijke voorsprong in kennis, deskundigheid of expertise heeft ten opzichte van de andere partij (zoals bijv. een bank tegenover een consument).

Ook in IT-zaken is die deskundigheid van de IT-leverancier van belang. Vaak is de leverancier meer deskundig dan de afnemer. Meestal geeft de afnemer juist een opdracht aan een deskundige partij om IT-dienstverlening te verrichten, omdat de afnemer dit zelf niet goed kan.

In de jurisprudentie zie je dan ook de bijzondere of verzwaarde zorgplicht voor de IT-leverancier geregeld terugkomen.

Casus: ERP-traject met obstakels

Een zonweringsbedrijf start in 2016 via een RFI (request for information) een selectietraject voor een nieuw ERP-systeem. Begin 2017 wordt aan de twee favoriete IT-leveranciers gevraagd een Proof of Concept te maken en worden er referentiebezoeken gebracht aan hun klanten. Op basis hiervan wordt uiteindelijk een keuze gemaakt.

Halverwege 2019 geeft het zonweringsbedrijf aan niet tevreden te zijn over de oplossing. In de jaren erna hebben partijen geprobeerd er samen uit te komen, maar dit is niet gelukt.

In de rechtbank verwijt het zonweringsbedrijf de IT-leverancier dat:

  • deze de zorgplicht heeft geschonden;

  • onvoldoende heeft geïnformeerd en gewaarschuwd, tijdens de precontractuele fase en tijdens de uitvoering;

  • zowel oplevertermijnen als budgetten zijn overschreden;

  • het systeem niet voldoet aan de maatwerkeisen;

  • het systeem nog altijd niet naar behoren functioneert.

De IT-leverancier weerlegt ieder punt en stelt een goed werkend systeem te hebben opgeleverd. Budgetoverschrijdingen zijn akkoord bevonden door de opdrachtgever en te rechtvaardigen. Tot slot is er sprake van een inspanningsverbintenis en niet van een resultaatsverbintenis, waardoor doorlooptijden in het contract slechts indicatief zijn.

Rechtszaak: verwachtingen matchen niet met realiteit

Een heikel punt in dit traject is dat het zonweringsbedrijf steeds maatwerkaanpassingen wenst aan een standaard ERP-pakket. Zo moet het pakket kunnen omgaan met exacte maten van zonwering die mensen invoeren via de webshop. Het standaard ERP-pakket kan hier onvoldoende mee omgaan volgens het zonweringsbedrijf. Het bedrijf stelt daarom dat de IT-leverancier de bedrijfsprocessen beter had moeten doorgronden en vooraf had moeten waarschuwen dat het pakket niet met de maatwerkverwachtingen om kon gaan.

De IT-leverancier stelt daarop dat het zonweringsbedrijf het pakket en de mogelijkheden vooraf heeft gezien. Het bedrijfsproces had aangepast moeten worden op het systeem en niet andersom. Doordat het systeem nu steeds aangepast moest worden aan de maatwerkeisen van het bedrijf, duurde het langer voor het systeem gereed was en liepen de kosten op. Daarnaast stelt de leverancier dat deze het zonweringsbedrijf heeft geïnformeerd over de meerkosten en dat daar steeds akkoord op is gegeven.

Oordeel: onvoldoende onderbouwing

Volgens de rechter kan het zonweringsbedrijf onvoldoende onderbouwen dat de IT-leverancier haar zorgplicht heeft geschonden. De basisfunctionaliteiten van de software oplossing zijn tijdens de selectiefase en de POC-fase getest en beoordeeld. Hoewel het zonweringsbedrijf meent dat de IT-leverancier zich beter had moeten verdiepen in de bedrijfsprocessen en de manier van werken, blijkt uit niets dat hier tijdens de selectieprocedure op aangestuurd is.

De rechtbank gaat dan ook niet mee in het standpunt van het bedrijf dat de leverancier tekortgeschoten is in de nakoming van de overeenkomst en onrechtmatig heeft gehandeld.

Lesson learned

Deze casus laat maar weer eens zien hoe belangrijk het is om de scope in contracten helder te maken en de verwachtingen te managen voordat aan de uitvoeringsfase begonnen wordt. Dit is de verantwoordelijkheid van zowel opdrachtgever als opdrachtnemer.

Op de hoogte blijven?

Meldt u zich dan aan voor onze maandelijkse nieuwsbrief en ontvang onze blogs automatisch in uw mailbox.