Algemene voorwaarden zijn niet statisch. Ze verouderen, er komen nieuwe producten of diensten in het assortiment of de branchevereniging brengt een nieuwe versie uit. Wat de reden ook is: overstappen op nieuwe algemene voorwaarden is een proces op zich. Hoe zorgt u bijvoorbeeld dat bestaande klanten ze accepteren? Wij schetsen 3 methoden waarmee u de overstap kunt maken.
Allereerst: misvattingen in de praktijk
Voor we de 3 methoden schetsen, ruimen we eerst een misvatting uit de weg. In tegenstelling tot wat soms wordt gedacht, heeft de komst van een nieuwe algemene voorwaarden geen betekenis voor bestaande (lopende) contracten die zijn aangegaan onder toepasselijkheid van de oude set. De contracten blijven onveranderd.
Hetzelfde geldt indien branchevoorwaarden worden gehanteerd. Een nieuwe versie van de branchevoorwaarden treedt niet vanzelf in de plaats van de oude.
Om de algemene voorwaarden van kracht te maken, is het vereist dat beide partijen hierover overeenstemming bereiken. Vóór of bij het sluiten van de (nieuwe) overeenkomst.
Methode 1: de weg van de geleidelijke overgang
Een beproefde methode om over te stappen op nieuwe algemene voorwaarden is deze steeds bij het sluiten van nieuwe contracten toepasselijk te verklaren. De regels omtrent toepasselijkverklaring dienen uiteraard goed gevolgd te worden.
In welke situaties de nieuwe algemene toepasselijk kunnen worden?
Uiteraard bij het sluiten van een contract met een nieuwe klant. Ook valt te denken aan de sluiting van een nieuw contract met een bestaande klant (zoals bij wijziging of uitbreiding van de dienstverlening) of bij een verlenging van een bestaand contract. Dit zijn ‘natuurlijke momenten’ om nieuwe algemene voorwaarden te introduceren.
Het voordeel van de geleidelijke methode is dat deze weinig tot geen (extra) werk met zich brengt. Het nadeel is dat er contracten naast elkaar bestaan die ofwel onder de oude ofwel onder de nieuwe algemene voorwaarden vallen. Een administratie op zich.
Methode 2: de Big Bang
Een andere mogelijkheid is om de algehele overstap in één keer te doen. Dit betekent wel dat bestaande contracten moeten worden opengebroken. Om de nieuwe algemene voorwaarden van toepassing te maken op bestaande contracten is namelijk (opnieuw) overeenstemming nodig van de betreffende klanten.
Een dergelijke overeenstemming (aanbod en aanvaarding) wordt vaak eenvoudiger verkregen door de nieuwe algemene voorwaarden te laten samenvallen met andere wijzigingen. Denk aan de introductie van nieuwe (functionaliteiten in de) producten/diensten.
De aanvaarding van een aanbod kan ook stilzwijgend plaatsvinden. Het kan dan ook raadzaam zijn om de brutale aanpak te volgen. Dit houdt in dat u bij de bekendmaking aangeeft dat de nieuwe algemene voorwaarden toepasselijk zullen zijn, “behoudens bezwaar” (binnen een bepaalde periode).
Immers: wie zwijgt stemt toe. Een dergelijk stilzwijgend akkoord mag men echter niet lichtvaardig aannemen.
Voordeel van de Big Bang methode is dat er uniformiteit wordt bereikt. Alle klanten weer op de nieuwe algemene voorwaarden. Zeker als de introductie van nieuwe algemene voorwaarden dringend gewenst is (bijvoorbeeld bij fouten, omissies of andere ernstige bezwaren tegen de oude algemene voorwaarden) kan deze methode de voorkeur verdienen.
Het nadeel van deze methode is dat het arbeidsintensief is, zeker bij een groot klantenbestand. Het kan ook de relatie met uw klant op spanning zetten.
Methode 3: inzetten van het wijzigingsbeding
Overeenstemming over de toepasselijkheid van nieuwe algemene voorwaarden ter vervanging van de oude is een lastig proces. Daarom zou het mooi zijn als die overeenstemming er al is, voordat er nieuwe algemene voorwaarden worden geïntroduceerd. Dan bestaan er op dit punt immers helemaal geen belemmeringen.
Dat klinkt goed. Nog beter: het bestaat.
In algemene voorwaarden komt geregeld een zogenoemd wijzigingsbeding voor. Het wijzigingsbeding is een clausule van de strekking dat een partij gerechtigd is om – eenzijdig – de (inhoud van de overeenkomst en/of) algemene voorwaarden te wijzigen.
Het wijzigingsbeding schrijft in de regel voor hoe die wijziging wordt doorgevoerd. Meestal komt het erop neer dat de partij middels een kennisgeving en met inachtneming van een bepaalde periode de contractspartij zal informeren over de wijziging en het moment van in werking treden (lees: de datum vanaf wanneer de nieuwe algemene voorwaarden gelden).
Soms kent het wijzigingsbeding een bepaling van de strekking dat de andere partij bezwaar mag maken binnen een bepaalde periode en wat daarvan de gevolgen zijn. Dit kan zelfs gepaard gaan met het recht om de overeenkomst te beëindigen.
In andere gevallen bestaat er de mogelijkheid dat de partij die de algemene voorwaarden wijzigt, het contract mag beëindigen. Bijvoorbeeld als de klant de voorwaarden weigert te accepteren.
Als een wijzigingsbeding geldt, kan de overstap op nieuwe algemene voorwaarden aanzienlijk soepeler plaatsvinden. Het wijzigingsbeding moet dan uiteraard al in de oude algemene voorwaarden (of het contract zelf) zijn overeengekomen.
Let op! Verschil B2B en B2C
Anders dan bij zakelijke contracten (B2B) ligt het wijzigingsbeding bij contracten met consumenten (B2C). Consumenten worden door de wet (extra) beschermd.
Het wijzigingsbeding valt onder een van de bedingen die voorkomen op de zogenoemde grijze lijst. Een dergelijk beding in algemene voorwaarden wordt bij een consumentenovereenkomst vermoed onredelijk bezwarend te zijn (artikel 6:236 sub c BW). Dat is anders als het wijzigingsbeding de consument de bevoegdheid geeft in dat geval de overeenkomst te beëindigen door middel van ontbinding.
Hoe stapt u over?
Geleidelijke overgang, Big Bang of wijziging krachtens een wijzigingsbeding zijn drie methoden voor de overstap op nieuwe algemene voorwaarden.
Voor welke methode kiest u?
Zeker is wel dat een wijzigingsbeding in algemene voorwaarden veel gemak en zekerheid biedt bij een toekomstige overstap op nieuwe algemene voorwaarden. Begin dus eerst met een check of uw algemene voorwaarden een wijzigingsbeding bevatten. Bij het opstellen van algemene voorwaarden is het goed ook na te denken over het opnemen van een dergelijk beding. Dat scheelt te zijner tijd namelijk bij de overstap op nieuwe algemene voorwaarden.
Blijf op de hoogte
Abonneer u nu op onze maandelijkse nieuwsbrief en blijf op de hoogte van de laatste ontwikkelingen in ICT Recht. U ontvangt al onze blogs dan automatisch 1 keer per maand in uw mailbox.