Directie, management, projectmanagers, controllers en juristen. Ze zijn allemaal betrokken bij het sluiten van een ICT-contract. Na het zetten van de handtekening verdwijnt het contract echter regelmatig onderin een la. Waar het er pas weer uitkomt als er een geschil ontstaat. Herkenbaar? Dan vormt professioneel ICT-contractmanagement de oplossing voor u.

ICT-contractmanagement in het kort

Met de term ICT-contractmanagement bedoelen we het managen van ICT-contracten tussen afnemers en leveranciers. In de praktijk zien we dit vaak niet of onvoldoende gebeuren. Het contract wordt pas weer tevoorschijn gehaald bij een geschil. Dan blijken wijzigingen te zijn opgetreden, extra werkzaamheden uitgevoerd, nieuwe risico’s ontstaan en aanvullende afspraken gemaakt die niet genoeg zijn doordacht of uitgewerkt. Op dat moment is de kans op een juridisch geschil dat bij de advocaten of juristen belandt groot. 

Het is dan ook zaak dat na ondertekening van het contract ook contractmanagement plaatsvindt. Leveranciers en opdrachtgevers die actief contractmanagement bedrijven bevorderen het succes van contracten significant en komen niet voor vervelende verrassingen te staan, zoals in de praktijkcase hieronder wel het geval is.

Praktijkcase: van wie is de (eigendom van de) applicatie?

Een grote, internationale speler heeft een raamcontract voor detacheringsdiensten gesloten met een IT-leverancier. Op basis van dit contract kwamen alle auteursrechten op de te ontwikkelen software en documentatie toe aan de opdrachtgever. Echter waren door dezelfde leverancier nadien werkzaamheden verricht die niet onder de raamovereenkomst vielen, waarvoor geen contracten waren opgesteld en waarbij de intellectuele eigendomsrechten dus niet waren geregeld. Daardoor bleven de intellectuele eigendomsrechten liggen daar waar ze waren ontstaan: bij de leverancier. Oftewel de leverancier – die ook voor concurrenten van de opdrachtgever werkzaam was – bleek rechthebbende te zijn geworden van een informatiesysteem waarin waardevolle en gevoelige kennis van de opdrachtgever was verwerkt. Leverancier en opdrachtgever, die aanvankelijk als partners samenwerkten, stonden plots als kemphanen lijnrecht tegenover elkaar. Een in de ICT-wereld klassiek geschil, die voorkomen had kunnen worden door professioneel ICT-contractmanagement.  

Optimale inrichting van professioneel ICT-contractmanagement

Idealiter wordt aan zowel de kant van de opdrachtgever als aan de kant van de opdrachtnemer contractmanagement ingericht. Bij een aantal van de grote dienstverleners en opdrachtgevers heeft contractmanagement van ICT-contracten een volwassen status bereikt en krijgen contracten – vanaf een zekere grootte of belang – een contractmanager toegewezen. De contractmanager is het meest effectief als hij/zij multidisciplinair is ingesteld: het gaat immers om juridische, commerciële en organisatorische kanten van het contract. De contractmanager vormt de liaison tussen de organisaties van de leverancier en de opdrachtgever.

Contractmanagement speelt op alle niveaus: operationeel, tactisch en strategisch. Het omvat alle maatregelen gericht op het deugdelijk en naar tevredenheid uitvoeren van de overeenkomst met het oog op de te bereiken doelen. Dat kan bestaan uit het:

  • bewaken van de nakoming van verplichtingen door de wederpartij en door de eigen organisatie;
  • monitoren van de kwaliteit van de diensten;
  • zo nodig aangaan van wijzigingen in de overeenkomst;
  • tijdig identificeren en oplossen van problemen in de dienstverlening of in de relatie met de contractpartij;
  • waar nodig bijstellen of uitwerken van de afspraken.

Het managen van contracten kan worden onderverdeeld in vier fases: de aanbestedings- of acquisitiefase, de implementatiefase, de uitvoeringsfase en de afrondingsfase.

Aan de slag met contractmanagement?

Het managen van een contract eindigt niet bij het zetten van de handtekening. Om geschillen te voorkomen en de uitvoering van het contract te laten slagen, is professioneel contractmanagement essentieel. De Nederlandse Beroepsvereniging voor Contractmanagement (NBCM) – opgericht door partijen uit de ICT-sector – vormt een bron van kennis en informatie over dit onderwerp. Daarnaast geven de ICT-juristen van Legalz regelmatig trainingen (basis & verdieping) over de juridische kant van contractmanagement.

Ontvang onze blogs in uw mailbox

Wilt u onze blogs gewoon in uw mailbox ontvangen? Meldt u zich dan aan voor onze maandelijkse nieuwsbrief.