Stel u heeft voor uw organisatie software, een app of een platform aangeschaft. Bij ingebruikname blijkt deze niet te werken zoals in het contract staat vastgelegd. U wilt dat het gebrek hersteld wordt, een schadevergoeding of misschien zelfs ontbinding van de overeenkomst. Allemaal mogelijkheden, maar alleen als u tijdig voldaan heeft aan de klaagplicht. Lees hierover in deze blog.
Klachtplicht: binnen een bekwame tijd klagen
Als afnemer heeft u de plicht om te controleren of de geleverde ICT-oplossing voldoet aan de overeenkomst.
Is dat niet het geval?
Dan dient u dit te melden bij de leverancier. Daarvoor heeft u echter beperkt de tijd. De wet stelt dat u met ‘bekwame spoed’ moet onderzoeken of de geleverde software inderdaad voldoet. Zo niet, dan dient u daar spoedig melding van te maken bij de leverancier.
Waarom?
Zodat de gevolgen van de tekortkoming kunnen worden beheerst. Hoe langer het duurt voor een gebrek gemeld wordt, hoe groter de (financiële) gevolgen kunnen zijn. Daarnaast wordt het lastiger om het (ontstaan van het) gebrek te bewijzen als er een langere periode verstrijkt.
Het niet tijdig klagen heeft belangrijke wettelijke gevolgen voor u als afnemer.
Niet tijdig geklaagd? Dan vervallen uw rechten
Als een rechter beoordeelt dat u niet binnen een bekwame tijd heeft voldaan aan uw klachtplicht, dan kunnen al uw rechten komen te vervallen.
Wat houdt dit in?
Dat u op basis van het gebrek geen aanspraak kunt maken op genoegdoening bij de leverancier. U heeft dus geen recht op nakoming, schadevergoeding, opschorting of ontbinding.
Maar, wat wordt nu precies verstaan onder ‘bekwame tijd’ en ‘met bekwame spoed’?
Klachttermijn? Maak contractueel afspraken
De wet is niet heel duidelijk over de termijn waarbinnen u dient de klagen. Er zijn allerlei factoren waarmee een rechter rekening zal houden.
Daarom is het verstandig om de lengte van de klachttermijn vast te leggen in het contract. Zo kunnen partijen bijvoorbeeld afspreken dat de software direct na aflevering moet worden onderzocht en dat in geval van een gebrek vervolgens binnen een maand schriftelijk geklaagd dient te worden.
Is er niets vastgelegd in het contract, dan gelden de wettelijke regels. Hieronder een korte toelichting.
Wettelijke klachttermijn
De klachttermijn begint te lopen wanneer het gebrek feitelijk wordt ontdekt of wanneer men het gebrek redelijkerwijs had behoren te ontdekken. Voor de klachttermijn is niet van belang of de tekortkoming toe te rekenen valt.
Op welk moment u als afnemer een afwijking redelijkerwijs had behoren te ontdekken, hangt af van de aard van de afwijking en de aard van de zaak.
Let op!
Het moment van het (redelijkerwijs moeten) ontdekken van het gebrek kan ook voor de aflevering liggen.
Slechts in twee gevallen begint de klachttermijn te lopen vanaf het moment van feitelijke ontdekking:
In het geval de leverancier zelf bepaalde eigenschappen van de zaak heeft gegarandeerd;
In het geval de leverancier de gebreken kende of behoorde te kennen, maar dit niet heeft medegedeeld.
De klachttermijn wordt overigens opgedeeld in twee fases.
Allereerst is er de onderzoekstermijn. Daarin onderzoekt u of hetgeen u gekocht heeft aan de afspraken in het contract voldoet.
Daarnaast is er de mededelingstermijn. Daarin geeft u bij de leverancier te kennen dat er sprake is van een gebrek. Hoewel de wet hierover niets bepaalt, is het verstandig om schriftelijk te klagen in verband met de eventuele bewijslast.
Om wettelijk te bepalen of u tijdig heeft geklaagd, wordt naar beide fases apart gekeken. De afweging van de rechter hangt vervolgens van vele factoren af.
Voldoe tijdig aan uw klachtplicht
Neemt u een ICT-oplossing af van een leverancier? Zorg dan dat u deze tijdig controleert op gebreken. Houd u aan de contractueel vastgelegde klachttermijn en als deze er niet is, klaag dan zo spoedig mogelijk om te voorkomen dat uw rechten vervallen.
Vergeet niet om schriftelijk te klagen, want daarmee staat u een stuk sterker mocht het tot een geschil komen.